1. Escopo Este documento (a “Política”) abrange regras aplicáveis ao armazenamento e exclusão de dados pessoais controlados pelo Grupo Atitude Soluções, terceiros contratados por ela e eventuais subcontratados, seguindo os princípios e regras delineados pelo Política de Governança em Privacidade e Proteção de Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções de modo a garantir o descarte e eliminação adequados e tempestivos de informações e documentos que contenham dados pessoais. São dados pessoais sujeitos a esta Política, na forma de legislação aplicável, toda e qualquer informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou que possa ser identificada mediante esforços razoáveis do Grupo Atitude Soluções, ou ainda que possa ser individualizada por meio do tratamento dado a essas informações pelo Grupo Atitude Soluções, mesmo sem que seja identificada.
2. Aplicação A Política aplica-se a todos os colaboradores, diretores, parceiros, fornecedores e prestadores de serviços envolvidos nas operações de tratamento de dados pessoais controlados pelo Grupo Atitude Soluções.
3. Objetivos
• Garantir que o Grupo Atitude Soluções não mantenha o controle de mais dados pessoais que o necessário para suas respectivas finalidades nem por tempo maior que o adequado ou autorizado pela legislação aplicável ou pelos titulares desses dados pessoais, de modo a observar o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD (Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018) e demais leis e regulamentos aplicáveis. • Regular a gestão de inventário de dados pessoais controlados pelo Grupo Atitude Soluções por meio da designação de prazos ou gatilhos para exclusão, anonimização ou bloqueio do tratamento de dados pessoais segundo suas finalidades de retenção e características da atividade de tratamento. • Instruir os colaboradores, diretores, parceiros, fornecedores e prestadores de serviço do Grupo Atitude Soluções a respeito da necessidade e importância do controle do armazenamento e da exclusão segura de dados pessoais. • Definir as atribuições, autoridades e responsabilidades no processo de compartilhamento de informações.
4. Controle de Inventário de dados pessoais
1.1. Os colaboradores, diretores, parceiros, fornecedores e prestadores de serviços envolvidos nas operações de tratamento de dados pessoais controlados pelo Grupo Atitude Soluções são responsáveis pelo registro, controle de acesso, armazenamento, bloqueio e eliminação dos dados pessoais de acordo com os procedimentos estabelecidos por esta norma.
1.2. O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções manterá um Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais indicando cada categoria de dados pessoais controlados pela empresa, as respectivas finalidades, bases legais para tratamento, operações de tratamento a que os dados estarão sujeitos e respectivo ciclo de vida dos dados. 1.3. Os colaboradores responsáveis pelas atividades do Grupo Atitude Soluções envolvendo tratamento aos dados pessoais deverão registrá-las no Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais junto ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções, devendo também providenciar sua atualização conforme haja alteração na atividade ou processo. Caso a atividade ou processo envolva terceiros, o responsável pelo contrato deverá garantir que o compartilhamento com o terceiro e respectivo papel no ciclo de vida dos dados pessoais seja registrado no Registro de Operações de Tratamento de Dados Pessoais.
5. Armazenamento de dados pessoais
1.4. Documentos físicos e digitais e outras informações contendo dados pessoais serão armazenados sob controle do Grupo Atitude Soluções somente enquanto suas finalidades lícitas e determinadas subsistirem, conforme registrado no Registro de Tratamento das Operações de Dados Pessoais.
1.5. Cabe aos colaboradores responsáveis pelas atividades envolvendo tratamento de dados pessoais, com auxílio do Encarregado pelo Tratamento dos Dados Pessoais, elaborar tabelas de temporalidade registrando os prazos de salvaguarda específicos para informações e documentos contendo dados pessoais, levando em conta suas finalidades de tratamento, prazos prescricionais, prazos contratuais e prazos legais ou regulamentares de guarda obrigatória.
1.6. Dados pessoais armazenados para diferentes finalidades serão segregados física ou logicamente de modo que apenas as pessoas envolvidas em suas atividades de tratamento possam acessá-los.
1.7. No caso de um dado pessoal necessário para mais de uma finalidade precisar ser excluído com relação a alguma das finalidades na forma desta Política, todo o tratamento do dado pessoal será bloqueado para a finalidade em questão, mas continuará a ser armazenado e utilizado nas demais finalidades que subsistirem.
6. Eliminação de dados pessoais
1.8. Dados pessoais, em quaisquer suportes, serão excluídos imediatamente nos casos em que os colaboradores responsáveis ou Encarregado pelo Tratamento dos Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções verificarem que não existe mais nenhuma finalidade de tratamento que justifique a sua manutenção em decorrência de (i) revisão de inventário ou Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais; (ii) exercício de direito do titular dos dados pessoais que obrigue o Grupo Atitude Soluções a descartá-los; (iii) revogação do consentimento do titular para tratamento dos dados pessoais, nos casos em que a Move Mais realizar o tratamento desses dados com base em seu consentimento; (iv) instrução de terceiro controlador dos dados pessoais conforme regulado em contrato de compartilhamento de dados ou instrumento similar firmado com o Grupo Atitude ; ou (v) por determinação do Poder Judiciário ou das autoridades competentes.
1.8.1. Uma vez conhecida a possível necessidade de se excluir dados pessoais, deverão ser consultados: (i) as áreas de negócios identificadas no Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais como usuárias desses dados e (ii) o Encarregado pelo Tratamento dos Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções, para que opinem acerca do descarte ou pela salvaguarda parcial dos dados pessoais se forem necessários para cumprimento de deveres legais ou regulatórios, para contratos, por causa de algum prazo prescricional ou devido a algum processo administrativo ou judicial em curso. Se for tomada a decisão de excluir dados pessoais, eles deverão ser descartados de forma segura e irrecuperável pelos colaboradores responsáveis pela atividade, por exemplo mediante trituração ou incineração de documentos e sobrescrição de mídias, observadas as Políticas de Segurança de Informação do Grupo Atitude Soluções; Além disso, o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções deverá providenciar que: (i) os dados pessoais sejam eliminados em back-ups e sistemas legados, ou ter seu tratamento bloqueado caso sua eliminação não seja tecnicamente viável considerando os recursos e as tecnologias à disposição do Grupo Atitude Soluções ; (ii) que as demais áreas de negócios que possam ter cópias dos dados procedam ao seu descarte seguro; e (iii) que os terceiros que possuam dados pessoais sob controle do Grupo Atitude Soluções procedam ao descarte seguro dos dados pessoais na forma dos respectivos contratos firmados com o Grupo Atitude Soluções.
1.8.2. Se for tomada a decisão de salvaguarda parcial dos dados pessoais, Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções providenciará o bloqueio de seu tratamento e acesso para as finalidades que motivaram a sua exclusão, mantendo-se somente os dados necessários e segregados para as finalidades restantes. 1.9. O Grupo Atitude Soluções poderá realizar a anonimização de dados pessoais quando decidir pela sua exclusão ou bloqueio conforme descrito nesta Política, mas uma ou mais áreas de negócios da empresa considerarem que tais dados possuem alguma utilidade para alguma atividade ou processo sem que ninguém esteja identificado ou individualizado. Neste caso, serão utilizados de meios técnicos razoáveis e disponíveis na época, que garantam a impossibilidade de associação, direta ou indireta, daqueles dados pessoais a um indivíduo, de modo que os respectivos titulares não possam mais ser identificados também pela utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis. Após anonimizadas, essas informações deixarão de ser consideradas dados pessoais para todos os efeitos.
7. Responsabilidades
1. Cada colaborador, diretor, prestador de serviço e contratado do Grupo Atitude Soluções é responsável por observar as normas desta Política com relação ao armazenamento e exclusão dos dados pessoais a que tiverem acesso, de acordo com as atividades que desempenham na empresa, bem como por auxiliar o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais do Grupo Atitude Soluções a realizar suas atribuições e tarefas.
2. O desrespeito às normas desta Política causará a aplicação de sanções disciplinares ou contratuais ao responsável pelo descumprimento, sem prejuízo da indenização do Grupo Atitude Soluções pelas perdas e danos sofridos.
